Es gibt Menschen, die scheinbar den ganzen Tag arbeiten, die Arbeit häuft sich dennoch auf dem Schreibtisch und nichts wird fertig. Viele Bücher verkaufen sich gut mit dem Versprechen, „wie man die Dinge geschafft bekommt [ohne Streß, Arbeit, Überstunden…]“.
David Allen mit „Getting things done“ ist sicherlich einer der populärsten Vertreter dieser Gattung. Doch reicht es, sich ein Buch zu kaufen?
Ist die Zeit in das Lesen eines Buches besser investiert, als die Dinge selber „einfach anzupacken“?
Gerade wenn man aus dem Bereich Softwareentwicklung einen Blick auf Arbeitsprozesse wirft, kann man einiges übertragen – und optimieren. Vieles davon braucht keine komplizierten Strategien, sonder vor allem eins: Mut Dinge (anders) zu tun.

Vorarbeit:

Wer ein paar Minuten Zeit in die Vorbereitung steckt, kann am Ende viele Stunden Zeit sparen. Wichtig ist es, sich eine Übersicht zu verschaffen und nicht „drauflos“ zu agieren. Schnell verliert sich das „große ganze“ aus den Augen, und man steckt viel Ressourcen in Details. Daher am besten erst eine Übersicht verschaffen, die Arbeit in kleinere Aufgaben zerteilen/strukturieren und diese priorisieren. Was hängt von welchen Vorarbeiten ab, was kann ich ggf. für andere Aufgaben wiederverwenden?
Eine ordentliche Recherche dauert zwar auch seine Zeit, doch wenn ich bereits verfügbare Teile wiederverwenden kann, kann ich mich auf das konzentrieren, dass es noch nicht gibt. Genauso rechne ich damit, dass ich bestimmte Dinge auch zukünftig erledigen muss, und so kann sich ein erhöhter initialer Aufwand (z.B. in Automatisierung oder eine generelle Problemlösung) langfristig rechnen. Umgekehrt: Wenn ich damit rechnen kann, dass bestimmte Aufgaben nicht wiederkehrend sind, dann macht eine sehr allgemeine Lösung gar keinen Sinn.

Kurzgefaßt: Übersicht verschaffen, Recherche, strukturieren, priorisieren, was kann wiederverwendet werden.

Umsetzung:

Effektives arbeiten ist wichtig. Eine Störung durch Instant Messanger, gelesene E-Mails oder ein Telefonat kann die Arbeitsleistung für die nächste Stunde verringern. Also besser wenige Dinge tun, dafür solche, die eine Aufgabe voranbringen. Das kann bedeuten mal einen Tag keine E-Mails zu bearbeiten, dafür aber auf eine Aufgabe fokussiert zu sein! Weniger tun, dies aber erledigen ist die Devise.

Muss ich etwas garnicht selber erledigen? Dann kann ich die Arbeit vielleicht delegieren. (Hier ist damit zu rechnen, dass die Qualität oder Form der Erledigung nicht dem entspricht, was ich mir vorgestellt habe. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass ich eine delegierte Aufgabe nochmal selber mache – zzgl. des mit der Delegation verbundenen Aufwandes! Also vorher genau überlegen, ob eine Aufgabe wirklich delegiert werden soll.)
Wo ist meine größte Wertschöpfung (in einem Unternehmen)? Trifft es zu, dass ich in einem anderen Bereich mehr Nutzen pro Zeit bringe, bzw. habe ich mehr Geld als Zeit, dann macht es in jedem Fall Sinn die Arbeit abzugeben. Diese spezielle Form der Delegation wird gerade in kleinen Unternehmen unterschätzt. Besonders teure Zeit wird schlecht eingesetzt, denn die eigene Zeit wird monetär falsch bewertet. „Ehe ich jemandem 50 Euro die Stunde zahle und der es in einem Tag erledigt hat, mache ich das lieber selber.“ Das führt dann schnell zu einer Woche Aufwand, da entsprechendes Wissen und Erfahrung nicht vorhanden sind. Wenn ich in der Zeit sonst noch andere Dinge im Wert von mindestens 400 Euro hätte leisten können, macht Outsourcing Sinn.

Auch unnötige Perfektion kann ein Effektivitätskiller sein: Muss ich den Geschäftsbrief wirklich mit einem DTP Programm setzen und durch einen Spezialboten ausliefern lassen? Einmal in eine gute Vorlage investiert (s. Punkt Vorarbeit) können Textpassagen und Vorlagen wiederverwendet werden. Auch der Rechner muss nicht jeden Tag perfekt defragmentiert und optimiert werden, oder gar alle halbe Jahr das neueste vom neuesten eingesetzt werden.
Ebenso Nachfragen an Kunden oder Kollegen: Effektive Fragen stellen, möglichst bereits mit Vorschlägen oder Hypothesen verknüpft, so dass die Beantwortung leicht fällt, abschließend ist und hohen Nutzen bringt. Gegenbeispiel hierzu sind Fragen, die zu einem Frage-Antwort-Pingpong führen. Bei der Beantwortung von Fragen kann man sich dabei dann Folgefragen sparen, wenn man bereits bei der Frage erahnen kann, dass nicht nur die konkrete Frage, sondern eine Erläuterung zur Gesamtsituation Sinn macht.

Tue ich Dinge, weil „man“ diese tut, oder weil ich glaube, dass sie meine Aufgabe voranbringen? Wenn ich in Meetings gehe, in denen defacto garnichts passiert, kann ich die Zeit effektiver anders einsetzen. Genauso hilft es nicht das Zimmer aufzuräumen, wenn Hausaufgaben für die Schule zu erledigen sind. Eine Mischung aus Vermeidungsverhalten (Ausreden), Bequemlichkeit und manchmal auch falsch eingerichteter Prozesse. Ein gut vorbereitetes Meeting, das nicht zu einer Gesprächstherapie verkommt, kann jedoch auch sehr effektiv sein – im Notfall das Ruder übernehmen.

Kurzfassung: Effektiv arbeiten, delegieren, wenige Dinge tun, nur Dinge tun, die die Arbeit voran bringen, eigenen Zeiteinsatz bewerten, Perfektion vs. Effektivität abschätzen, Kommunikation effektiv und effizient gestalten

Allgemeines:

Manchmal ist es am besten aus dem Bauch heraus zu agieren: Keine großen Strategischen Planungn für die nächsten 10 Jahre. Oft verändert sich so viel, dass die Investition in Planung und was-wäre-wenn-Spiele nach kurzer Zeit sowieso durch neue Entwicklungen überholt ist. Dies hat mit der Detailtiefe von Planungen zu tun – eine grobe Planung ist unerläßlich. Doch bereits jetzt zu planen was am dritten Urlaubstag im Hotel zum Frühstück gegessen werden sollte, damit der noch nicht gebuchte danach stattfindende Tauchgang optimal unterstützt wird, macht offensichtlich wenig Sinn.
Um so einfacher fällt es dann, auf neue Entwicklungen und Ereignisse zu reagieren – am besten adäquat. Es ist einfacher, Dingen einen kleinen Schubs in die gewünschte Richtung zu geben, als vorher einen detaillierten Ablaufplan zu machen und die Dinge in diesen hineinzupressen. (Wie man auch an dem Trend zur agilen Softwareentwicklung feststellt, ist es möglich dies auch innerhalb von Prozessen umzusetzen. Und es zahlt sich aus!)
Die eigenen Stärken sind individuell: Es ist im Leben oft leichter, seine Stärken einzusetzen, als sich in einen Bereich zu zwingen, für den man sich verbiegen muss. Ein kreativer Mensch wird sich im Bereich Buchhaltung sicherlich schwer tun – und dort auch nicht maximal effizient arbeiten.

Bauchgefühl, Dinge geschehen lassen, adäquat Reagieren, individuelle Stärken nutzen

Networking und Peers:

Kooperation, anderen helfen und im Gegenzug von deren Hilfe profitieren. Was einfach klingt, ist schwer in der Praxis. Doch ein Schlüssel zum Erfolg.Manchmal geht es garnicht darum, was man selber erledigen kann, sondern wen man kennt. Und von solchen Menschen erhält man sicherlich eher Hilfe, wenn man ihnen in der Vergangenheit auch geholfen hat. Wappnen sollte man sich gegen soziale „Vampire“: Menschen, die einen nur kennen, wenn sie etwas wollen. Möchte oder kan man nicht „nein“ sagen, so bleibt die Option einen „Vorschlag“ zu machen. Der könnte dann so aussehen wie „wenn du für mich xyz tust, dann erledige ich für dich zyx.“ Statt Tauschhandel hat sich seit ein paar Jahrzehnten auch „Geld“ als Tauschmittel bewährt. Das hilft oft gegen Vampirismus.

Nacharbeit:

Moment – Vorarbeit gab es doch schon, wieso auch Nacharbeit? Die Nacharbeit ist ein Teil der Vorarbeit für die Zukunft! Was hat funktioniert, was muss ich in Zukunft besser machen? Und wie erreiche ich das konkret? Diese Fragen sollte man sich stellen, und dabei ein Beispiel an der Luftfahrt nehmen. Flugzeuge gehören auch deswegen zu den sichersten Verkehrsmitteln, weil Unfälle akribisch untersucht werden, und daraus Handlungen für die  Zukunft abgeleitet werden. „Wer aus den Fehlern der Vergangenheit nichts lernt, ist dazu verdammt sie in der Zukunft zu wiederholen.“ Gleiches gilt für positive Aspekte: Funktionierendes beibehalten oder optimieren. Dafür Sorgen, dass wichtige Informationen und Lehren konserviert werden. Ggf. mit Kollegen über Erfahrungen austauschen – oder dokumentieren/bloggen.

Aber ganz wichtig: Füße hochlegen! Wer effizient arbeiten möchte, benötigt auch Pausen. Diese sind am besten dann möglich, wenn nichts unter den Nägeln brennt. So kann man die freie Zeit dann auch wirklich genießen.

Kurzgefaßt: Review, Füße hochlegen