Kollaboration im „papierlosen Büro“ ist eine kleine Herausforderung für sich – zumindest wenn man ein gemeinsam zu bearbeitendes Dokument nicht ausdrucken, mit Notizen versehen und dann wieder zum Versand einscannen möchte. (Das wäre ja auch nicht papierlos)

Das häufigste anzutreffende Dokumentformat ist „PDF“ – ich habe mich also damit beschäftigt, welche Optionen es gibt, um ein PDF Dokument mit Anmerkungen und Notizen zu versehen. Seit Ubuntu  Nutty 11.04 ist die poppler Version, die evince zum PDF Zugriff verwendet, aktuell genug, um auch Anmerkungen zu unterstützen. Eine Alternative ist „xournal“ ein Tool für Notizen und Skizzen, das auch PDFs lesen und exportieren kann.

Die beiden Programme unterscheiden sich im Ansatz wesentlich: Während Evince auf Standard-Annotationen setzt, nutzt Xournal ein PDF als „Malunterlage“. Das hat den Vorteil, dass wesentlich flexiblere Moeglichkeiten existieren, um Anmerkungen zu machen: Kleine Skizzen wie Pfeile, Linien und geometrische Formen sagen manchmal mehr als tausend Worte.

Xournal versucht dabei den Anwender zu unterstützen: Aus einem ei-förmigen Gebilde erkennt Xournal einen schönen Kreis. Auch Dreiecke sind so möglich und sehen ästhetisch aus. Verschiedene Farben, Freitext und der obligatorische Textmarker ergänzen das Paket. Xournal eignet sich damit nicht nur zur Anreicherung von PDF Dokumenten, sondern tatsächlich auch als einfache Notiz und Skizzen Applikation.

Der Ansatz von Evince hingegen auf den PDF Standard zu setzen hat den Vorteil, dass die Anmerkungen strukturiert erfasst werden: In einer Übersicht kann man sich durch alle Anmerkungen durchklicken, sieht wer diese wann erstellt hat, und kann eigene hinzufügen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Personen an einem Dokument mitwirken.

Leider unterstützt Evince derzeit lediglich Textanmerkungen – ein Textmarker fehlt. Ein weiterer Vorteil: Anmerkungen können nachträglich geändert werden – prinzipiell auch mit anderen Programmen wie dem Adobe Acrobat.

Für welche Anwendung man sich entscheidet hängt somit stark von den Anforderungen ab, und wie man die Software einsetzen möchte: In einem kommerziellen Umfeld haben sich PDF Annotationen etabliert, und man wird sich über die Möglichkeit diese endlich unter Linux ohne Acrobat einsetzen zu können freuen. Reichhaltigere Anmerkungen lassen sich mit Xournal erstellen, diese sind jedoch – einmal als PDF exportiert – im Dokument eingebettet.

Xournal in Aktion: Kreise, Dreiecke und Vierecke können von Hand gezeichnet werden, und werden dann „erkannt“. Der Textmarker und etwas Freitext kommen ebenfalls zum Einsatz.

Darauf muss man kommen: In Evince muss die Seitenleiste aufgeklappt werden, dort kann dann zwischen Inhaltsverzeichnis und den Annotationen umgeschaltet werden. Leider habe ich bisher keinen Weg gefunden, Annotationen die man versehentlich eingefügt hat, wieder zu entfernen.

Übersichtlich: Die „echten“ PDF Annotationen in Evince sind leicht zu navigieren – leider gibt es wohl Probleme mit der Interoperabilität mit anderen PDF Programmen. Dies wird sich jedoch sicherlich zukünftig bessern.